Nieuwe berekeningsmethode maakt TCO-bepaling vanaf 1 januari 2024 eenvoudiger

Door over te schakelen op een elektrische vloot verklein je als werkgever ook de stap naar het mobiliteitsbudget. Logisch ook, want binnen het mobiliteitsbudget is er ruimte voor een milieuvriendelijkere auto, die vanaf 1 januari 2026 geen CO2 mag uitstoten. Een elektrische auto dus, die je kan meenemen in pijler 1 van het mobiliteitsbudget.

De nieuwe vereenvoudigde manier om de TCO te berekenen gaat in vanaf 1 januari 2024. In slechts een paar stappen kan je er zo mee aan de slag. 

Om nieuwe talenten aan te trekken of te behouden, voorzien alsmaar meer werkgevers een variabele verloning voor hun werknemers. Iedereen heeft andere behoeftes en we werken meer van thuis uit. Daarnaast blijven jonge afgestudeerden langer in de stad hangen en behalen ze minder snel hun rijbewijs. Als werkgever laat je hen dus de keuze: een bedrijfswagen of een mobiliteitsbudget. Binnen dat mobiliteitsbudget is er ruimte voor een elektrische auto, een transitie waar je al middenin zit. Dit noemen we pijler 1. Een eventueel saldo of het totaalbedrag (als er geen elektrische auto wordt gekozen) kunnen werknemers in pijler 2 besteden aan huisvestingskosten en duurzame verplaatsingsmethoden. Een restsaldo wordt in pijler 3 uitgekeerd mits afhouding van een bijzondere bijdrage van 38,07%.

Het startpunt van het mobiliteitsbudget is de TCO, de Total Cost of Ownership, of de totale bruto jaarlijkse kosten van de bedrijfswagen voor jou als werkgever. Het is die berekeningswijze hiervan die nu vergemakkelijkt is.

Stap 1: berekening per werknemer of per functiecategorie

Als werkgever kies je of je het mobiliteitsbudget per werknemer berekent of op basis van een referentiewagen die behoort tot de functiecategorie van de werknemer. Die keuze geldt voor alle werknemers van je organisatie. Betaalt de werknemer een eigen bijdrage, dan wordt deze in minder gebracht.

Stap 2: werkelijke kosten of via een forfait

Om de totale kost te berekenen kan je gebruik maken van 2 formules: de werkelijke kosten of een vereenvoudigd forfait. Welke formule je hanteert, je moet ze toepassen voor alle werknemers en minstens 3 jaar dezelfde berekening gebruiken. Nadien kan je overstappen naar de andere formule, maar uitsluitend voor diegenen die nieuw in het mobiliteitsbudget instappen.   

Je gebruikt altijd de forfaitaire waardenformule voor werknemers die (nog) niet genieten van een bedrijfswagen of bij een functiewijziging die gekoppeld is aan een andere bedrijfswagen. 

Optie 1: berekening op basis van werkelijke kosten

Om de totale bruto kost te berekenen, kijk je naar alle kosten van de bedrijfswagen over de laatste 4 kalenderjaren. Daarvan neem je het gemiddelde. Zo vlak je eventuele uitzonderlijke lage of hoge kosten uit.

Kosten die betrekking hebben op de bedrijfswagen

Het spreekt voor zich dat één van onderstaande kostenposten, vervat in een huur- of leasecontract, niet afzonderlijk voor een tweede keer in rekening mogen worden gebracht. Boetes worden niet aanzien als kostenpost.

Kosten die specifiek betrekking hebben op elektrisch laden

Kosten die betrekking hebben op belastingen en fiscaliteit

Kosten die betrekking hebben op contracten

Optie 2: berekening op basis van een forfait

De forfaitaire waardenformule verschilt naargelang het voertuig gehuurd of geleased wordt. En of het om een voertuig in eigendom of financiële leasing gaat. In beide gevallen is er een “vaste” en een “variabele” component, waarbij die laatste betrekking heeft op het aantal gereden kilometers voor de woonwerkverplaatsingen, en een aantal zuivere privékilometers dat forfaitair is vastgesteld.

Formule voor bedrijfswagens die je huurt of leaset

Vaste component

Jaarlijkse huur- of leasekost + gemiddelde jaarlijkse kost van de voorbije 3 jaar van alle kosten die niet zijn opgenomen in het huur- of leasecontract mits zij zijn opgenomen in het bedrijfswagenbeleid (zie overzicht onkostenposten hierboven) + niet-aftrekbare btw + belasting op de niet-aftrekbare autokosten + patronale CO2-solidariteitsbijdrage

Variabele component

+ (6.000 + afstand woon-werk x2 x200) x verbruikskost per kilometer, op voorwaarde dat de brandstofkosten niet al inbegrepen zijn in de jaarlijkse huur- of leasekost

Formule voor bedrijfswagens in eigendom of financiële leasing

Vaste component

Cataloguswaarde voertuig (inclusief de belasting op het niet-aftrekbaar gedeelte van de cataloguswaarde) x 25 procent + patronale CO2-solidariteitsbijdrage

De 25% van de cataloguswaarde (inclusief de belasting op het niet-aftrekbaar gedeelte van de cataloguswaarde) is een forfaitaire benadering waarin alle bijkomende kosten zijn begrepen. Hier kan dus geen sprake meer zijn van afzonderlijke bijkomende kosten van verzekering, onderhoud, enz. Enkel de solidariteitsbijdrage wordt nog afzonderlijk meegerekend. De 25% is gebaseerd op de kost van een gemiddeld voertuig dat 30.000 kilometers per jaar aflegt.

Variabele component

+ (6.000 + afstand woon-werk x2 x200) x verbruikskost per kilometer

Extra info bij de variabele componenten

Het fiscaal bevoordelen van elektrische auto’s, het toegenomen succes van thuiswerk en de moeilijke strijd om nieuwe gekwalificeerde werkkrachten te vinden, doen bedrijven nadenken over hun verlonings- en mobiliteitsbeleid. Arbeidsreglementen, car en mobility policies zijn toe aan een update en moeten op elkaar afgestemd worden. Het ideale moment dus om vorm te geven aan zo’n mobiliteitsbudget. Zo’n implementatie gebeurt in 5 stappen, waarbij onze experts je kunnen helpen.

Eens de TCO is bepaald en je werknemer al dan niet heeft gekozen voor een bedrijfswagen is er meestal nog een (resterend) saldo voor pijler 2. Met het beschikbare budget kunnen je werknemers met de Modalizy Budget kaart deze onkosten betalen.

Ook inwonende gezinsleden van de werknemer mogen gebruikmaken van het mobiliteitsbudget voor bovenstaande zaken.

Heeft jouw medewerker op het einde van het jaar nog overschot? Het resterende bedrag van pijler 3 wordt op de rekening van de medewerker gestort waar een bijzondere werknemersbijdrage van 38,07% van afgehouden wordt.

Meer info op www.mobiliteitsbudget.be of download onze white paper over het mobiliteitsbudget.

* alle EU-landen plus Liechtenstein, Noorwegen en IJsland.